档案数字化，为什么这么重要？
现在很多公司和单位都有很多纸质档案。这些档案堆在仓库里，占地方，还容易坏。查找起来也非常麻烦。
把纸质档案变成电子档案，就是档案数字化。这样做，档案就不怕潮，不占地方。找资料也变得非常快，搜个关键词就行。
但是，自己做数字化很难。需要专业的设备和人员。所以，大家都会找专业的公司来做。这就是档案外包。
找外包公司，最核心的就是要选对系统。也就是档案管理系统。一个好的系统，能让档案管理变得非常轻松。
选档案外包服务，要看哪几点？
市面上的公司很多，说得都很好听。我们要怎么分辨哪家靠谱呢？主要看下面这几点。
第一，看数据安全
档案里有很多秘密。可能是公司机密，也可能是个人隐私。安全是第一位的，一点都不能马虎。
在和外包公司谈的时候，一定要问清楚他们会怎么保护数据。
- 数据在扫描的时候，会不会泄露？
- 数据在传输过程中，会不会被别人截获？
- 项目做完后，他们会不会彻底删除我们公司的数据？
正规的公司会有严格的安全规定。比如，扫描的电脑不能连外网。工作人员都要签保密协议。硬盘里的数据要经过专业销毁。
一定要找那些把安全放在第一位的公司。
第二，看服务经验
做档案数字化，看着简单，其实有很多细节。有经验的公司，效率高，出错少。
你可以问他们几个问题：
- 你们做过和我一样的项目吗？
- 你们以前的客户是怎么评价的？
- 如果扫描的文件不清晰，你们怎么处理？
有经验的公司，对各种文件都很熟悉。比如图纸、发票、合同，他们都知道用什么格式保存最好。他们也知道怎么处理老旧、发黄的纸张，不会扫坏了。
第三，看系统功能
数字化不只是把文件扫进电脑。更重要的是以后怎么用。这就看档案管理系统的本事了。
一个好的系统，应该具备这些功能：
- 查找方便：能像百度一样，输入关键词就找到文件。
- 权限管理：谁能看，谁不能看，谁能修改，都要能设置。
- 数据备份：系统能自动备份，防止电脑坏了，数据丢失。
不要只看价格便宜。有些系统做得很难用，以后员工用起来会很痛苦，反而降低了效率。
第四，看后续服务
项目做完，不代表就结束了。以后用系统遇到问题，需要有人帮忙解决。
靠谱的公司会提供持续的技术支持。他们会教你员工怎么用系统。系统有更新时，也会通知你。
签合同之前，要把后续服务的内容写清楚。比如，服务多久，响应时间是多长。
总结一下
选择档案数字化服务，就像找一个长期的合作伙伴。
不要急着做决定。多找几家公司聊聊，看看他们的方案。
记住这四个关键点：安全第一，经验要足，系统好用，服务到位。
选对了公司，你的档案管理工作就会变得非常轻松、高效。这些珍贵的历史资料，也能得到最好的保护和利用。
