档案外包，为何需要咨询？
企业将档案管理外包，是为了省心省力。
但外包并不意味着完全放手。
如果不加管理，档案安全、丢失、泄密等风险随时可能发生。
这就是为什么我们需要专业的档案外包咨询服务。
咨询能帮企业看清风险，找到规避的办法。
外包前的三个必问问题
在选择外包服务商前，企业必须先问自己三个问题。
第一，服务商有合法资质吗？
没有资质的公司，可能无法保证档案的安全。
第二，服务商的场地安全吗？
档案存放的仓库需要防火、防盗、防潮。
第三，服务人员专业吗？
处理档案需要专业知识，乱动容易出错。
问清楚这三点，是规避风险的第一步。
合同里要盯紧的细节
合同是保障权益的关键。
很多企业吃了亏，就是因为合同没看仔细。
在档案外包合同中，必须明确保密条款。
服务商必须承诺对档案内容绝对保密。
还要明确赔偿责任。
一旦档案丢失或损坏，服务商要怎么赔？赔多少？
把这些写进合同，才能避免日后的扯皮。
如何确保数据安全？
数据安全是重中之重。
特别是涉及个人隐私或商业机密的档案。
咨询专家建议，要对数据进行分级管理。
绝密档案最好由企业自己保管。
对于必须外包的档案，要建立严格的查阅流程。
谁看过？什么时候看的？都要有记录。
同时，要定期检查服务商的安全措施，确保万无一失。
外包后的监督与交接
外包出去了，工作就结束了吗？
并没有。
企业需要建立一套监督机制。
定期或不定期地去抽查档案管理情况。
看看档案是否完好，存放是否规范。
当合同到期或需要更换服务商时，交接工作一定要做好。
要逐一清点档案，核对目录，确保一份都不少。
只有做好了监督和交接，外包的风险才能降到最低。
总结
档案外包是一项专业工作。
通过专业的咨询服务，企业可以提前发现风险。
选对服务商、签好合同、做好监督。
每一步都做到位，才能真正规避档案管理风险。
让外包既省心，又放心。
